Droits et démarches administratives
Procédure et formalités d'embauche d'un salarié du secteur privéFiche pratique
Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer ? Nous faisons un point sur la réglementation.
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.
Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.
L'employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salarié.
Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAE est déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :
Titre emploi service entreprise (TESE)
Chèque emploi associatif (CEA)
Titre emploi simplifié agricole (TESA).
À noter
L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur agricole.
Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des intermittents du spectacle, il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE sur le site internet Net-entreprises.fr, le TESE ou le CEA.
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Déclaration de 1re embauche dans un établissement
Immatriculation de l'employeur au régime général de Sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un 1er salarié
Demande d'immatriculation du salarié à la CPAM (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de Sécurité sociale)
Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code APE de l'entreprise
Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
À noter
L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) CERFA 14738*01
Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.
Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.
Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE-MSA sur le site internet Net-entreprises.fr ou le TESA.
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE-MSA permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Immatriculation du salarié à la caisse de MSA
Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
Demande d'adhésion à un service de santé au travail
Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire
Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel
Demande pour bénéficier de certaines mesures pour l'emploi.
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code APE de l'entreprise
Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
Adresse de l'établissement
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
À savoir
L'employeur doit d'abord établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose à différentes sanctions :
Sanction civile : régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration
Sanction administrative : pénalité de 1 266 € par salarié concerné
Sanction pénale : l'absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié.
En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :
45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique
225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
Autre déclaration préalable
En plus de la DPAE, l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :
Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique).
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.
Document à remettre au salarié pour attester de la déclaration
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.
Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
L'employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remettre un livret d'épargne salariale.
L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.
L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.
L'employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.
L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.
Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire, varie suivant les informations.
Informations remis au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche
Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours sont les suivantes :
Identité des parties à la relation de travail
Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur
Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi
Date d'embauche
Pour un CDD, date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci
Durée et conditions de la période d'essai si elle existe
Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération
Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe
Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.
Informations remis au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche
Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois après son embauche sont les suivantes :
Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation
Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée
Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail
Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise
Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié
Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats.
À noter
Lorsque le salarié est un intérimaire, en plus des autres informations, l'employeur précise l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est.Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).
L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.
Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes :
Amende de 1 500 €
Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive.
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Services en ligne et formulaires
- Simulateur du coût d'embaucheUrssaf
- Publication d'une offre d'emploi en ligneFrance Travail
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligneUrssaf
- Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)Urssaf
- Créer votre espace (compte) Urssaf en ligneUrssaf Caisse nationale (ex-Acoss)
- Calculer les cotisations sociales pour l'embauche d'un salarié et sa rémunération à prévoirUrssaf
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)Ministère chargé du travail CERFA 14738*01
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un salarié agricole CERFA 14467*02
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps pleinCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un CDD agricole à temps complet CERFA 14468*03
- Simulateur du coût d'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisationMinistère chargé du travail
- Base de données des aides de l'État et des collectivités territorialesMinistère chargé de l'économie
Où s'adresser ?
-
France Travail (anciennement Pôle emploi) pour les employeurs - 3995
Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche
39 95
Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25
Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile
Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95
- Joindre un conseiller Urssaf par mail
- Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)
Pour en savoir plus
- Je recrute : comment éviter les erreurs ?Oups.gouv.fr
- Guide d'aide à la rédaction des offres d'emploiFrance Travail
- Outil d'aide à l'entretien d'embaucheFrance Travail
- Prestation de conseil en ressources humaines pour les TPE-PMEMinistère chargé du travail
- MSA : offre de services pour faciliter les démarches et les déclarations des employeurs du secteur agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Références
-
Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1
Déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article L1221-17
Autres formalités à l'embauche et à l'emploi -
Code du travail : article L4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail -
Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6
Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions -
Code du travail : article L5332-1
Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée -
Code du travail : article L8223-2
Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6
Dispositions pénales travail dissimulé -
Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2
Conditions de la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-4
Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-5
Transmission déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-9
Documents à remettre au salarié -
Code du travail : article R1221-34 à R1221-35
Informations sur la relation de travail remis au salarié -
Code du travail : article R1227-1
Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail -
Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15
Visite d'information et de prévention (Vip) -
Code du travail : article R4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail -
Code pénal : article 131-38
Peines applicables aux personnes morales - Arrêté du 3 juin 2024 fixant les modèles de documents d'information
